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  • Stathis Tripsanas

Hotelbetrieb mit virtueller Rezeption: Ein praktischer Leitfaden [2023]

Intro:

Das Tagesgeschäft einer Hotelrezeption kommt dem eines Jongleurs überraschend nahe. Zwischen Zimmerbuchungen, Gästeanfragen und allfälligen betriebliche Aufgaben müssen Hotelmitarbeiter meist täglich balancieren. Traditionelle Arbeitsweisen reichen dem Schrittempo oft nicht aus, was zu Fehlern, Verzögerungen und unzufriedenen Gästen führen kann.


Hier kommt eine Virtuelle Rezeption ins Spiel. Sie ist wie ein zusätzliches Paar Hände an Deck, welches Ihnen hilft, den Check-in, die Gästekommunikation und sogar den Reinigungsplan und andere Serviceabläufe effizienter zu verwalten.


Der Bedarf einer Virtuellen Rezeption in Modernen Hotels

Die Zeiten, in denen die Hotelrezeption der einzige Kontakt für Gäste war, sind längst vorbei. Obwohl die traditionelle Rezeption immer ihren Platz haben wird, ist sie oft von Engpässen geplagt. Virtuelle Rezeptionssysteme wie die von Carlito bieten eine smarte Lösung, indem sie als 24/7-Unterstützung für Ihr Hotelpersonal agieren.


Wichtige Funktionen
  • Echtzeit-Chat: Unmittelbare Kommunikation zwischen Hotelpersonal und Gästen ist direkt von einem mobilen Gerät oder Tablet aus möglich.

  • Anpassbare Mitarbeiterprofile: Wissen Sie, welches Teammitglied für die Interaktion mit Gästen verfügbar ist.

  • Interaktive Gästekommunikation: Funktionen wie Fotos teilen, Chatverläufe, Push Mitteilungen und die Anzeige des Verfügbarkeitsstatus Ihrer Rezeption machen die Kommunikation dynamischer und persönlicher.

  • Mehrsprachige Unterstützung: Kommunizieren Sie mühelos mit Gästen aus der ganzen Welt und überwinden Sie Sprachbarrieren mit wenigen Klicks durch KI unterstützte Übersetzungen.

  • Push-Benachrichtigungen: Halten Sie Ihre Gäste über besondere Veranstaltungen, Angebote oder Änderungen im Buchungsstatus auf dem Laufenden.

  • SMS-Benachrichtigungen: Stellen Sie sicher, dass keine Nachricht übersehen wird, damit Ihr Personal schnell reagieren kann.


Benefits of Using Carlito's Virtual Reception

Für Gäste:

  1. Soforthilfe: Mit einer Textnachricht können Gäste ihre Fragen sofort beantwortet bekommen, ohne in der Schlange stehen oder die Hotelrezeption anrufen zu müssen.

  2. Verbesserte Personalisierung: Frühere Chat Verläufe ermöglichen es Hotels, Gästepräferenzen wie Kissenart, Raumtemperatur oder sogar Lieblingsmahlzeiten zu speichern.

  3. Bleiben Sie auf dem Laufenden: Echtzeit-Benachrichtigungen informieren die Gäste über Änderungen im Buchungsstatus oder bevorstehende Veranstaltungen.

  4. Sprache ist keine Barriere mehr: Dank mehrsprachiger Unterstützung können Gäste mühelos in ihrer Muttersprache kommunizieren.

  5. Gäste-Empowerment: Gäste fühlen sich mehr in der Kontrolle, wenn sie ihre Buchungen und Anfragen selbst verwalten können.

Für Hoteliers:

  1. Effizientere Abläufe: Kommunikation kann von einer Plattform aus verwaltet werden.

  2. Finanzielle Vorteile: Gezielte Push-Benachrichtigungen ermöglichen effektives Upselling oder Cross-Selling von Dienstleistungen.

  3. Verbesserte Online-Bewertungen: Schnellere und personalisierte Antworten können Online-Bewertungen signifikant beeinflussen.

  4. Reduzierter Arbeitsstress: Durch die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben kann das Personal sich auf komplexere Gästeanforderungen konzentrieren.

  5. Sonderwünsche leicht gemacht: Für Gäste, die besondere Anlässe feiern, kann die Virtuelle Rezeption die Organisation von Annehmlichkeiten automatisieren.

Integration mit Bestehenden Systemen

Eine virtuelle Rezeptionsplattform sollte nahtlos in Ihre bestehenden Hotelsysteme integrieren. Carlito's Virtuelle Rezeption ist so konzipiert, dass sie sich problemlos in Ihr aktuelles PMS einfügt, ohne dass Gästedaten oder Buchungsinformationen synchronisiert werden müssen.


How to Implement Virtual Reception: A Step-by-Step Guide

Eine virtuelle Rezeptionsplattform sollte nahtlos in Ihre bestehenden Hotelsysteme integrieren. Carlito's Virtuelle Rezeption ist so konzipiert, dass sie sich problemlos in Ihr aktuelles PMS einfügt, ohne dass Gästedaten oder Buchungsinformationen synchronisiert werden müssen:

  • Bedarfsanalyse: Identifizieren Sie spezifische Kommunikationslücken oder betriebliche Ineffizienzen.

  • Wählen Sie die richtige Plattform: Entscheiden Sie sich für eine Plattform, die den Bedürfnissen Ihres Hotels entspricht.

  • Anmeldung und Konfiguration: Die meisten Plattformen bieten einen einfachen Anmeldeprozess und oft auch eine kostenlose Testversion an. Achten Sie besonders auf Chat-Optionen und die Konfigurierung der Mitarbeiterprofile.

  • Schulen Sie Ihr Personal: Stellen Sie sicher, dass Ihr Rezeptionspersonal ausreichend eingeschult ist, um die Tools der virtuellen Rezeption zu verwenden. Viele Plattformen bieten Tutorials oder Kundensupport zur Unterstützung an.

  • In Betrieb nehmen & Überwachen: Sobald alles eingerichtet ist und Ihr Team ausreichend eingeschult ist, können Sie live gehen. Beobachten Sie Metriken wie Engagement, Reaktionszeit und Zufriedenheit, um bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

  • Feedback sammeln & Optimieren: Sammeln Sie wertvolles Feedback von Mitarbeitern und Gästen, um den Service kontinuierlich zu verbessern.

Fallstudien: Erfolgsgeschichten der Virtuellen Rezeption

Der Überraschungsantrag


Herr Prenn plante, seiner Freundin Emma während ihres Aufenthalts in einem Luxusresort am Comer See einen Heiratsantrag zu machen. Über den virtuellen Chat organisierte er einen Überraschungsabend im Hotelrestaurant. Das Hotel half bei der Koordination jedes Details und arrangierte sogar, dass ihr Lieblingslied zum richtigen Zeitpunkt gespielt wurde.


















In-Room Dining-Erfahrung

Sarah war nach einer ganztägigen Geschäftskonferenz erschöpft und beschloss, in ihrem Zimmer zu speisen. Mit der virtuellen Rezeptions-App bestellte sie schnell ein Drei-Gänge-Menü. Sie konnte sogar Allergien und Vorlieben kommunizieren, was ihr In-Room-Dining-Erlebnis so gut wie im Restaurant selbst machte.



Fazit:

Das Führen eines Hotels ist keine leichte Aufgabe, muss aber nicht kompliziert sein. Virtuelle Rezeptionswerkzeuge wie Carlito's erleichtern es sowohl Gästen als auch Personal. Wenn Sie also Ihr Hotel-Spiel verbessern möchten, ohne die Dinge zu verkomplizieren, könnte eine virtuelle Rezeption Ihr nächster bester Schritt sein..


Weitere Schritte:

👉 Klicken Sie hier, um eine Demo mit dem Carlito-Team zu vereinbaren und zu entdecken, wie Sie das Gästeerlebnis durch Technologie in Ihren Fingerspitzen aufwerten können..


About the Author:

Stathis Tripsanas, Head of Marketing at Carlito


Stathis is a tech-savvy marketer with over 10 years of experience in SaaS, with a focus on hotel tech and marketplaces. He is currently the Head of Marketing at Carlito, a SaaS Company that develops Hotel Guest Apps.


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